Klauzula do CV – długa formułka nie jest obowiązkowym zakończeniem każdego życiorysu
Wiele osób kopiuje do CV kilka linijek przepisów, bo „zawsze tak się robiło”. Czasem tekst pochodzi jeszcze z czasów sprzed RODO, zawiera nieaktualne ustawy i zajmuje pół strony.
W praktyce trzeba rozróżnić bieżącą rekrutację, dodatkowe dane oraz zgodę na zachowanie CV do przyszłych naborów.
1. Jakich danych może żądać pracodawca?
Od kandydata pracodawca może żądać m.in. imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych wskazanych przez kandydata oraz – gdy jest to potrzebne na stanowisku – informacji o wykształceniu, kwalifikacjach i zatrudnieniu.
Nie oznacza to, że wszystko musi znaleźć się w samym CV.
2. PESEL i adres zwykle nie są potrzebne w CV
Numer PESEL, numer dowodu, pełny adres zamieszkania, stan cywilny i dane dzieci nie są standardowym zestawem do pierwszego etapu rekrutacji.
Nie przesyłaj więcej danych tylko po to, aby dokument wyglądał „urzędowo”.
3. Bieżąca rekrutacja nie zawsze wymaga zgody
Gdy odpowiadasz na konkretne ogłoszenie, pracodawca przetwarza niezbędne dane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz na podstawie przepisów prawa pracy.
UODO wskazuje, że automatyczne żądanie rozbudowanej zgody na każdą bieżącą rekrutację może zaburzać przejrzystość.
4. Dodatkowe dane
Zdjęcie, hobby, dodatkowe informacje czy inne niewymagane dane mogą być przekazane z inicjatywy kandydata. Ich przetwarzanie może opierać się na zgodzie okazanej przez świadome działanie.
Nie wysyłaj jednak danych wrażliwych, jeśli nie ma wyraźnej potrzeby i właściwej podstawy.
Stwórz czytelne CV w bezpłatnym Kreatorze JobNino →
5. Przyszłe rekrutacje to osobny cel
Jeżeli chcesz, aby firma zachowała CV i kontaktowała się przy kolejnych ofertach, potrzebna jest wyraźna zgoda obejmująca ten cel.
Zgoda na udział w rekrutacji magazyniera nie oznacza automatycznie bezterminowego przechowywania CV dla wszystkich przyszłych naborów.
6. Prosty wzór dla przyszłych rekrutacji
Możesz użyć krótkiego zdania:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [pełna nazwa firmy] w celu prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych.”
Jeżeli firma podaje własny wzór i okres przechowywania, zastosuj treść z ogłoszenia po jej przeczytaniu.
7. Nazwa administratora
Wpisz prawidłową nazwę podmiotu prowadzącego rekrutację. Marka widoczna w ogłoszeniu może różnić się od nazwy spółki.
Nie używaj jednej zgody z nazwą firmy A przy aplikowaniu do firmy B.
8. Grupa spółek
Zdanie „dla wszystkich spółek grupy” powinno pozwalać ustalić, o jakie podmioty chodzi. Nie wyrażaj zgody na nieokreślone przekazywanie danych każdemu partnerowi biznesowemu.
Sprawdź klauzulę informacyjną w ogłoszeniu lub formularzu.
9. Agencja i pracodawca użytkownik
Przy rekrutacji przez agencję administratorem danych może być agencja, a dane mogą być przekazywane konkretnemu pracodawcy na opisanych zasadach.
Przeczytaj, kto zbiera CV i komu je przedstawia.
10. Klauzula informacyjna to nie to samo co Twoja zgoda
Pracodawca powinien przekazać informacje o administratorze, celu, podstawach, odbiorcach, okresie przechowywania i prawach osoby.
Nie musisz kopiować całej klauzuli informacyjnej pracodawcy do własnego CV.
11. Gdzie umieścić zgodę?
Jeśli jest potrzebna, umieść ją na końcu CV, mniejszą, ale nadal czytelną czcionką. Nie ukrywaj tekstu w mikroskopijnym stopniu pisma.
Przy CV wielostronicowym wystarczy zwykle odpowiednie miejsce w dokumencie zgodne z wymaganiem firmy.
12. Nie cytuj całego RODO
Pełna nazwa rozporządzenia, daty i dzienniki urzędowe nie zwiększają skuteczności zgody, jeśli zdanie nie wskazuje jasno administratora i celu.
Prosta treść jest często bardziej przejrzysta.
13. Stara ustawa w klauzuli
Jeżeli CV od lat zawiera odwołanie do uchylonej ustawy, usuń je. Stara formułka pokazuje raczej brak aktualizacji dokumentu niż staranność.
Przejrzyj również numer telefonu, e-mail i historię zatrudnienia.
14. Zdjęcie w CV
Zdjęcie nie jest standardową daną wymaganą przez Kodeks pracy. Jeśli je dodajesz, rób to świadomie i używaj profesjonalnego, neutralnego ujęcia.
Nie dołączaj skanu dowodu osobistego.
15. Dane o zdrowiu i niepełnosprawności
To informacje wymagające szczególnej ostrożności. Przekazuj je tylko wtedy, gdy chcesz skorzystać z określonego uprawnienia albo istnieje właściwa podstawa i rzeczywista potrzeba.
Nie wpisuj diagnoz do ogólnego CV.
16. Zgoda musi być dobrowolna
Kandydat powinien wiedzieć, na co się zgadza. Zgody nie należy łączyć w jedno nieczytelne zdanie obejmujące rekrutację, marketing, partnerów i „wszelkie przyszłe cele”.
Każdy cel powinien być zrozumiały.
17. Wycofanie zgody
Zgodę można wycofać. Napisz do administratora i wskaż, której zgody dotyczy żądanie.
Wycofanie nie zmienia zgodności przetwarzania dokonanego przed jego otrzymaniem.
18. Prawo do usunięcia danych
Możesz zapytać firmę, jakie dane posiada, jak długo je przechowuje i na jakiej podstawie. Prawo do usunięcia nie jest absolutne, jeśli istnieje inna podstawa dalszego przechowywania.
Żądanie kieruj do administratora wskazanego w informacji rekrutacyjnej.
19. Formularz aplikacyjny
Jeżeli system ma osobne checkboxy, przeczytaj każdy. Zgoda na przyszłe rekrutacje albo komunikację marketingową nie zawsze jest konieczna, aby wysłać bieżącą aplikację.
Nie zaznaczaj wszystkiego automatycznie.
20. Oferta wymaga konkretnej treści
Niektóre rekrutacje, szczególnie w administracji lub sektorach regulowanych, wskazują wymagane oświadczenia i podpisy. Wtedy zastosuj instrukcję z ogłoszenia.
Ogólny poradnik nie zastępuje wymagań konkretnego naboru.
Przykład zgody na przyszłe rekrutacje
Jeśli chcesz, aby konkretna firma zachowała CV po zakończeniu bieżącego naboru, zgoda może jasno wskazywać administratora i cel, na przykład: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez [pełna nazwa firmy] danych osobowych zawartych w moim CV na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych”. Firma może podać własne brzmienie, okres przechowywania oraz sposób wycofania zgody — wtedy stosuj jej instrukcję.
Nie dodawaj automatycznie nazw kilku różnych pracodawców do jednego dokumentu. CV kierowane do agencji lub grupy spółek wymaga przeczytania informacji, kto rzeczywiście jest administratorem danych.
Jakich danych lepiej nie umieszczać?
Do typowej aplikacji nie są potrzebne numer PESEL, seria dowodu, stan cywilny, liczba dzieci ani skan dokumentu tożsamości. Zdjęcie również nie jest obowiązkowym elementem zwykłego CV. Ograniczenie danych zmniejsza skutki ewentualnego błędnego wysłania pliku i pomaga skupić dokument na kwalifikacjach.
Dane o zdrowiu, niepełnosprawności czy inne informacje szczególnie chronione podawaj tylko wtedy, gdy istnieje konkretny cel i rozumiesz podstawę ich przetwarzania. Nie odpowiadaj pochopnie na żądanie przesłania skanu dowodu przed rozmową.
Formularz rekrutacyjny i automatyczne zgody
Przed zaznaczeniem pól przeczytaj, czego dotyczą. Zgoda na przyszłe nabory, marketing i kontakt partnerów to różne cele i nie powinny być traktowane jako jeden obowiązkowy pakiet. Zapisz potwierdzenie aplikacji oraz link do informacji o prywatności, aby wiedzieć, do kogo zwrócić się później w sprawie danych.
Jeśli wycofujesz zgodę, wskaż adres e-mail użyty w aplikacji i zakres żądania. Wycofanie zgody nie oznacza automatycznie usunięcia każdego dokumentu, jeżeli firma ma inną podstawę do dalszego przechowywania części danych, ale powinna wyjaśnić sposób realizacji wniosku.
21. Checklista przed wysłaniem
- sprawdź nazwę firmy,
- usuń zbędne dane,
- przeczytaj informację o prywatności,
- dodaj osobną zgodę na przyszłe rekrutacje tylko jeśli jej chcesz,
- zapisz CV w PDF,
- sprawdź treść formularza.
22. Najważniejsza zasada
Nie pytaj wyłącznie: „jaka jest aktualna magiczna klauzula?”. Zapytaj: kto, w jakim celu i na jakiej podstawie ma przetwarzać moje dane?
Znajdź ofertę i wyślij uporządkowaną aplikację →
Linki wewnętrzne / cross-linki:
Źródła: UODO – dane w rekrutacji, gov.pl – dane kandydata i nawiązanie stosunku pracy.
